19 Errores frecuentes al hacer timeboxing
Saber gestionar el tiempo es una capacidad que toda persona debería anhelar alcanzar por los beneficios que esta trae. Uno de los métodos más populares es el timeboxing, el cual consiste en definir espacios de tiempo para trabajar, y luego asignar las tareas las cuales se estarán trabajando en dichos espacios de tiempo.
Si bien este método es muy efectivo para aumentar el rendimiento, se suelen cometer equivocaciones muy frecuentes, los cuales impactan en la productividad de la persona. Es por ello que en este artículo analizaremos los errores más habituales al hacer timeboxing y cómo evitarlos para ser eficientes en la gestión de nuestro tiempo.
Agruparemos los errores en 5 categorías generales para que puedas identificar con más facilidad en qué área estás fallando en aplicar timeboxing:
- Errores de planificación y organización
- Errores relacionadas a tareas y objetivos
- Interrupciones y distracciones
- Errores en la metodología
- Errores relacionadas a herramientas
1. Errores de planificación y organización
En esta categoría analizaremos los siguientes errores que surgen a la hora de planificar y organizar las tareas con timeboxing:
1.1. Determinar plazos poco realistas.
1.2. No dejar tiempo para imprevistos.
1.3. No establecer prioridades.
1.4. No ser flexible.
1.5. No evaluar el progreso.
1.6. No ser realista acerca del tiempo disponible.
1.7. No tener en cuenta los hábitos personales.
1.8. No tomar descansos.
1.1. Determinar plazos poco realistas
Por lo general, cuando planificamos, tendemos a subestimar el tiempo que implicará hacer una tarea. Habrás escuchado de tus compañeros (o de ti mismo) decir “esto me llevará 5 minutos”, cuando la realidad termina siendo media hora. El estimar mal los tiempos no solo va a causar que no completes la tarea que tenías planeada hacer, sino que te vas a frustrar. Una buena forma de comenzar estimando mejor es agregarle un “colchón de tiempo” por si es que calculaste mal. Esto puede ser creando más timeboxes durante la semana para la misma tarea, o agregando tiempo adicional a la sesión de trabajo.
1.2. No dejar tiempo para imprevistos
Al igual que los plazos, tendemos a pensar que uno le dedicará el tiempo destinado para la tarea y estaremos enfocados 100% en ese tema. La realidad es que uno no vive en un mundo ideal, por lo que lugar para imprevistos siempre habrá. Al igual que en el punto anterior, recomendamos generar más sesiones de trabajo para dicha tarea, o agregar más tiempo en una sesión. Además, aconsejamos descomponer las tareas en tareas más pequeñas y destinar más tiempo en la planificación, ya que de esta forma podremos identificar posibles imprevistos.
1.3. No establecer prioridades
Siempre debes tener en claro qué es lo que más prioritario. El no tener esto claro derivará en trabajar en tareas de poca importancia. Te sugerimos que anotes en alguna parte visible cuáles son tus prioridades.
1.4. No ser flexible
Nada está escrito en piedra, y más aún si recién estás comenzando a planificar. Puede que te lleve un tiempo hasta que le encuentres la forma de estimar tiempos a tareas, por lo que, en el mientras tanto, vayas ajustando el plan sobre la marcha.
1.5. No evaluar el progreso
Si bien antes dijimos que nada está escrito en piedra, eso no significa que te desentiendas de toda la planificación. Evaluar el progreso de forma regular es importante para asegurarse de que uno está avanzando en el rumbo correcto y uno se encuentra alineado con los objetivos pretendidos a alcanzar. Puedes destinar un tiempo 1 vez a la semana para chequear en qué estado están todas las tareas y qué nivel de avance tiene cada una de las mismas. Esto ayudará también a ver el panorama general y motivarte.
1.6. No ser realista acerca del tiempo disponible
Puede que la parte de definición de tiempos sea uno de tus puntos fuertes, pero quizas estés sobreestimando el tiempo disponible que tengas para realizar tus tareas. Esto puede generarte desmotivación y hacerte sentirte abrumado. El mejor remedio para este error frecuente es que anotes TODO lo que tengas que hacer. Si bien no lo harás con frecuencia, pero te dará una idea de cuánto tiempo REALMENTE tienes disponible.
1.7. No tener en cuenta los hábitos personales
Todos tenemos nuestros momentos en los cuales nos sentimos más capaces para realizar ejecutar. Lo importante es aprovechar esos períodos de tiempo, ya que en menos tiempo lograrás completar esa tarea, o alcanzarás más resultados. Si a la mañana tienes más energía para tomar decisiones, aprovecha ese espacio para decidir, y no para ordenar los archivos de la computadora.
1.8. No tomar descansos
Hay muchos gurús en Internet que dicen que pueden trabajar 14 horas seguidas. O puede que sean personas sobrehumanas que tienen la capacidad de trabajar sin descansar, o puede que te estén mintiendo. Sea uno u otro, para el resto de mortales (me incluyo) debemos tomar descansos. Puedes ir a prepararte un café, salir a caminar, o inclusive hablar con tus compañeros de oficina para distenderte. Lo principal es que distraigas un poco la cabeza y recuperes energías para luego seguir.
2. Errores relacionadas a tareas y objetivos
En esta categoría analizaremos los siguientes errores que surgen a la hora de definir tareas y cómo gestionarlas:
2.1. No dividir el proyecto en tareas más pequeñas.
2.2. No ajustar el tiempo de manera proporcional a la prioridad.
2.3. No establecer metas claras.
2.4. No ser realista acerca del tiempo que toma cada tarea.
2.5. No delegar tareas.
2.1. No dividir el proyecto en tareas más pequeñas
Es más fácil hacer 10 pasos de 1 metro que 1 paso de 10 metros. Es común que una tarea o proyecto no la subdividamos en tareas más pequeñas, haciendo que estas se sientan “pesadas” y agotadoras a hacer. Si dividimos esa tarea en partes más pequeñas, no solo nos será más fácil empezar y terminar una tarea, sino que también podremos estimar mejor los tiempos.
2.2. No ajustar el tiempo de manera proporcional a la prioridad
Es de esperarse que una tarea más importante lleve más tiempo que una tarea menos importante. por lo general es un error muy común para los iniciantes del timeboxing definir intervalos de tiempo fijos para todas las tareas (desde la más prioritaria hasta la de menor valor). Aconsejamos que se destine más tiempo para aquellas tareas que nos aportarán más y reducir tiempo de aquellas con menos valor. Si te resulta de interés aprender a estimar, te recomendamos que investigues más sobre poker planning o estimar utilizando story points.
2.3. No establecer metas claras
Al igual que las prioridades, el no tener tus metas claras y presentes causará que trabajes en tareas que aporten poco valor, además de estar perdiendo tiempo valioso. Aconsejamos que anotes en una hoja cuáles son tus metas y pegarla en algún lugar visible. Cada vez que vayas a realizar una tarea, mira la hoja con tus objetivos y pregúntate si eso que vas a hacer ayudará a alcanzar los mismos.
2.4. No ser realista acerca del tiempo que toma cada tarea
No confundirse con estimar mal el tiempo, sino que tiene que ver con tomar consciencia del tiempo que llevan las tareas. Vayamos al ejemplo de “lo hago en 5 minutos”. Generalmente este tipo de tareas NUNCA llevan 5 minutos. Tomar consciencia de esto hará que no te sientas mal cuando llevan más de 5 minutos y además de que puedas planificar mejor este tipo de tareas en el futuro. Evitarás mucha frustración si logras corregir este error.
2.5. No delegar tareas
A veces, es necesario delegar tareas a otras personas para completar un proyecto en el plazo establecido. El no hacerlo hará que te sientas abrumado y probablemente no llegar con los tiempos. Lo más fácil es empezar a delegar aquellas tareas que tengan menor valor para uno para hacerse de tiempo y dedicar a aquellas tareas más importantes.
3. Interrupciones y distracciones
En esta categoría analizaremos los siguientes tópicos que están más orientados a las interrupciones y distracciones:
3.1. No tener en consideración las interrupciones.
3.2. No establecer límites claros.
3.3. No ser realista acerca de la capacidad de concentración.
3.1. No tener en consideración las interrupciones
Las interrupciones pueden ser un factor crucial en la gestión del tiempo. Si no se tiene en cuenta el tiempo que se perderá por interrupciones, es posible que se subestime el tiempo necesario para completar las tareas.
3.2. No establecer límites claros
Es muy común “pasarse de rosca”, es decir, trabajar más tiempo de lo que somos capaces de trabajar. Distraerse no es mala palabra en el ambiente de la gestión de tiempo. De hecho, hemos recomendado antes hacer una pausa durante la jornada de trabajo como para recargar energías. En la pandemia, más aún se ha manifestado este caso: gente que se queda trabajando hasta la noche. ¿Por qué? Porque no supieron poner un límite. Recomendamos que definas momentos durante el día (puede ser a partir de cierto horario de la tarde/noche), en el que el horario para trabajar se ha terminado, y empieza el momento de descansar y disfrutar.
3.3. No ser realista acerca de la capacidad de concentración
Este punto es similar al anterior y al de tomar consciencia del tiempo que llevan las tareas. Es frecuente que haya gente que se frustre porque durante la noche no se es productivo (falta resaltar que estuvo 10 horas antes trabajando de forma constante) o que en ciertos momentos no pueda realizar cierto tipo de tareas debido a la falta de concentración. También puede suceder que definas tiempos muy largos causando que uno pierda la concentración. Parte del error está en que no se toma consciencia en que hay un punto en que uno no puede concentrarse más. En estos casos, hay que aceptar las cosas como son, y programar dicha tarea para otro momento en el cual uno pueda tener más concentración.
4. Errores en la metodología
En esta categoría definiremos errores comunes relacionadas a la metodología de timeboxing:
4.1. No hacer una revisión posterior.
4.2. No dejar tiempo para la reflexión y la planificación.
4.1. No hacer una revisión posterior
Después de completar un proyecto, siembre debes de hacer una revisión posterior para evaluar el rendimiento y hacer mejoras para proyectos futuros. Si no se hace dicha revisión, es posible que se pierda la oportunidad de aprender y mejorar para futuros proyectos.
4.2. No dejar tiempo para la reflexión y la planificación
Date un tiempo para reflexionar y planificar durante el proceso de timeboxing. Si no se dedica tiempo a la reflexión y la planificación, es posible que se pierda el enfoque y se pierda de vista el objetivo final.
5. Errores relacionadas a herramientas
En esta categoría resaltaremos algunas consideraciones que no se tienen en cuenta cuando se quiere aplicar timeboxing:
5.1. No utilizar herramientas de gestión de tiempo.
5.1. No utilizar herramientas de gestión de tiempo
Si bien no es necesario utilizar herramientas digitales, los beneficios que estas traen son enormes (desde la portabilidad y conexión desde múltiples dispositivos, hasta programar alarmas, notificaciones, entre otros). Existen herramientas más complejas que otras, pero la que te aconsejamos que empieces a utilizar es un calendario. Luego podrás ir experimentando con nuevas apps o servicios online, pero lo importante es comenzar.
Mejora desde hoy tu timeboxing
El timeboxing es una técnica efectiva de gestión de tiempo que puede mejorar significativamente la productividad y la eficiencia en cualquier proyecto. Sin embargo, debemos evitar cometer los errores comunes que pueden afectar el éxito del timeboxing. Con solo evitar caer en alguno de los errores mencionados anteriormente, podrás mejorar tu capacidad para cumplir con los plazos y objetivos y llevar tus proyectos al éxito. Como todo en la vida, el timeboxing se perfecciona con la práctica y la reflexión. Asegúrate de hacer una revisión posterior después de cada proyecto y aprende de los errores cometidos para mejorar en el futuro. Al emplear el timeboxing de manera efectiva, puedes aumentar tu productividad y lograr tus objetivos con éxito.