Maximiza tu productividad con TimeBoxing

¿Estás cansado de sentirte abrumado y luchar para administrar tu tiempo de manera efectiva? Timeboxing es una técnica de gestión de proyectos que puede ayudarte a tomar el control de tus tareas y mejorar tu productividad. En este artículo, exploraremos los beneficios del timeboxing y brindaremos una guía paso a paso para poner en práctica esta técnica. Tanto si es un profesional ocupado como si simplemente buscas una forma más eficiente de administrar su lista de tareas pendientes, el timeboxing es una solución simple y eficaz que puede ayudarlo a hacer más en menos tiempo.

¿Qué es el timeboxing?

El timeboxing es una técnica utilizada para gestionar mejor tu tiempo. Consiste en seleccionar una tarea que quieras realizar y decidir un período de tiempo el cual estarás trabajando en dicha tarea. Este período de tiempo es llamado “bloque de tiempo” o “time box”.

A diferencia del estilo de trabajo de “trabajar hasta que la tarea esté terminada”, con timeboxing tu decides cuánto tiempo y cuándo estárás dispuesto a trabajar en la tarea. Te ayuda a darle una estructura a todo tu forma de trabajar, limitando la cantidad de interrupciones que puedas tener, o evitar hacer multitasking.

Es importante que decidas QUÉ vas a estar trabajando en dicho período de tiempo, y qué es lo que esperas de resultado luego de trabajar en la tarea. De esta manera, tendrás una mejor gestión de tu tiempo, además de saber en qué estarás trabajando en qué momento, según la prioridad de cada tarea.

¿Cuáles son los beneficios del timeboxing?

Entre todos los beneficios que trae el timeboxing, los siguientes son los más importantes:

• Limitar la cantidad de tiempo en el cual estarás trabajando en una tarea específica.
• Evitas saturarte. Esto como consecuencia trae que estarás más despierto al realizar las tareas, y evitas perder tiempo al estar saturado (reduciendo así tu productividad).
• Al estar restringido a realizar solamente una sola tarea, todo tu foco y concentración estará en la tarea, por lo que logras más en menos tiempo.
• Te fuerzas a realizar una tarea cuando la procrastinación es alta.
• Llevas registro de cuánto tiempo dedicaste a cada tarea, ayudandote en el futuro a estimar mejor los tiempos. Si trabajas en una empresa, te puede ayudar a generar reportes, gráficos y estadísticas más precisas.

¿Cómo vencer la procrastinación utilizando timeboxing?

Generalmente lo que más cuesta es sentarse a comenzar la tarea. Si logras pasar esta barrera mental, nada te detendrá a que la termines.

Es por eso que timeboxing es tan efectivo: cuando es hora de realizar una tarea, todo tu foco debe centrarse en ello. Si notas que te distraes, recuerdate que ese momento es para realizar la tarea pactada, no hacer lo que te distrae.

Además, tampoco es necesario que estés 5 horas seguidas trabajando en la misma tarea, ya que puede llegar a abrumarte y decides abandonar la tarea por completo. En cambio, lo que te sugerimos es que pongas un timebox de 15 minutos y dedica ese tiempo, no más. Luego, cuando es hora de trabajar en lo pactado, te diras: son 15 minutos y nada más, esto si lo puedo hacer. Y de esa forma, vences la procrastinación. Con la práctica irás aumentando esos 15 minutos a media hora, luego una hora, y más adelante vas a reservar períodos más largos o repetirlo varias veces por día.

¿Cómo el timeboxing ayuda a fijar límites de tiempo?

La ley de Parkinson dice que “el trabajo se expandirá hasta llenar el tiempo disponible para su completición”.

Por lo tanto, si de antemano decides cuánto tiempo estarás destinando a realizar una tarea, definiendo bien lo que vas a estar trabajando en, será dificil que derroches tiempo.

Pasos para poner en práctica el timeboxing

1. Define tus tareas: haz una lista de todas las tareas que necesitas realizar, junto con sus fechas límites (deadlines) o restricciones de tiempo.
2. Decide cuánto tiempo irá para cada timebox: un tiempo común para definir un timebox es de 30 minutos, pero puedes hacerlos más largos o más cortos, dependiendo de la tarea que vayas a realizar.
3. Asigna una tarea a cada timebox: elige del listado de tareas definido en el primer paso y asignalo a un timebox.
4. Utiliza un temporizador: al ejecutar la tarea, utiliza un temporizador para definir el tiempo destinado para ese timebox.
5. Toma una pausa entre timeboxes: luego de enfocarte en una sola tarea por uno o varios timeboxes, es necesario que tomes una pausa para poder recargar energías y seguir manteniendo foco en la tarea a ejecutar. Puedes salir a caminar unos 5 minutos para distraerte, tomar un café, o hacer ejercicios de estiramiento.
6. Al final del día, revisa todo lo que has realizado y haz ajustes según sea necesario.

Conclusión

Si eres una persona que le cuesta concentrarse y se distrae al realizar una tarea, o si buscas estructurar tu forma de trabajar, la técnica de timeboxing puede ser un gran aliado. Recuerda reservar un tiempo para definir todas tus tareas, elige la duración y el momento en que vas a realizar cada timebox, y en muy poco tiempo te encontrarás siendo mucho más productivo.