Urgente vs importante: ¿qué es lo que realmente importa?
¿Alguna vez te has encontrado en la situación en la que todos te piden las cosas para ayer y no tienes el tiempo para cumplir con todas las tareas? Es una experiencia realmente frustrante. Pero hay algo que tienes que saber: que todos te pidan las cosas para ayer no significa que sea necesariamente importante. Muchas veces las personas disfrazan a una tarea como urgente e importante, cuando en realidad es importante pero no necesariamente urgente. Es ahí donde nosotros podemos hacer algo al respecto y podemos priorizar las tareas que tengamos para hacer según la urgencia e importancia de cada una.
En este artículo vamos a explorar cómo puedes identificar lo que realmente importa en tu vida y en tu trabajo, y cómo puedes enfocarte en esas tareas para lograr tus objetivos. Aprender a diferenciar lo urgente de lo importante es esencial para mejorar tu productividad. ¡Comencemos!
Lo urgente
Lo urgente se refiere a las tareas o situaciones que requieren atención inmediata. Estas tareas suelen tener una fecha límite cercana y suelen ser de naturaleza reactiva, es decir, surgen de forma inesperada y requieren una solución rápida. Algunos ejemplos de tareas urgentes incluyen resolver un problema técnico en el trabajo, atender una llamada de emergencia o reparar un electrodoméstico que se ha roto.
Lo importante
Lo importante se refiere a aquellas tareas que tienen un impacto significativo en nuestras vidas o en nuestras metas a largo plazo. Estas tareas pueden no ser urgentes, pero son fundamentales para alcanzar nuestros objetivos y lograr un equilibrio en nuestra vida o en nuestro trabajo. Ejemplos de tareas importantes incluyen estudiar para un examen, ir al médico para hacer un control general, prepararse para una entrevista, desarrollar una campaña de marketing o incluso ir al gimnasio.
¿Cómo diferenciar lo urgente de lo importante?
Nos hemos acostumbrado a asociar que algo urgente es algo importante, cuando no siempre es así. Por eso, si es la primera vez que hacemos este ejercicio de preguntarnos si una tarea es urgente o importante, puede resultar un tanto desafiante y complicado. Aún así, como dice el dicho: la práctica hace al maestro. Cuanto más practiques, más fácil será poder diferenciarlas.
Para diferenciar fácilmente entre una importante de una urgente, podemos hacernos las siguientes preguntas:
- La tarea que tengo asignada, ¿tengo que completarla ahora? ¿O puedo hacerla más adelante? Si tengo que hacerlo de forma inmediata, entonces es urgente.
- La tarea que tengo que hacer ¿tiene algún tipo de impacto en nuestra vida? Si lo tiene, entonces es importante.
Entendiendo si la tarea debe ser completada lo antes posible o si nos aporta algún valor podremos clasificarlas sin ninguna duda. Una vez identificadas, puedes comenzar a priorizarlas según las necesidades que tengas y el tiempo y recursos del que dispongas. Pero… ¿con cuál comienzo primero?
¿Primero lo urgente o lo importante?
Si tuvieras que elegir entre una tarea urgente o una tarea importante, ¿cuál elegirías y por qué? Hay personas que se enfocan primero en lo urgente porque es algo que se debe hacer de forma inmediata y contamos con menos tiempo, mientras que otras personas prefieren inclinarse por lo importante ya que es algo que les aportará valor. También existen personas que les da pereza ciertas tareas y eligen aquellas que les resulten más entretenidas, ignorando si es una tarea importante o urgente.
Una técnica común para identificar la urgencia e importancia de las tareas es utilizar una matriz de Eisenhower, la cual se divide en cuatro cuadrantes:
- tareas urgentes e importantes,
- tareas no urgentes pero importantes,
- tareas urgentes pero no importantes y
- tareas no urgentes ni importantes.
Es importante enfocarse en las tareas del primer cuadrante primero, luego en las del segundo, y así sucesivamente. Las tareas clasificadas como urgente e importante deben ser completadas de inmediato, mientras que las tareas importantes pero no urgentes deben ser planificadas para una fecha posterior. Las tareas urgentes pero no importantes deben ser delegadas o pospuestas, y las tareas que no son ni urgentes ni importantes deben ser eliminadas.
Veamos un ejemplo
Imagina que eres el gerente de un restaurante muy concurrido. Durante la hora pico, uno de los cocineros te informa que se acabó un ingrediente clave para un plato popular. En este caso, es urgente e importante encontrar una solución rápida, como sustituir el ingrediente o eliminar el plato del menú temporalmente, para no afectar la experiencia de los clientes ni demorar sus pedidos.
Para cumplir con todos los pedidos, hay que asegurarse de que la cocina y el equipo funcionen de forma óptima. Para ello, es necesario planificar un programa de mantenimiento regular para la cocina y el equipo, ya que asegura el buen funcionamiento del restaurante y previene problemas futuros que podrían afectar el negocio. Esta tarea no es urgente pero sí importante.
Ahora, supongamos que un cliente insiste en que le cambies la mesa asignada porque no le gusta la ubicación. Aunque no es crucial para el funcionamiento del restaurante, es urgente abordar la situación para mantener la satisfacción del cliente. Esta tarea es urgente pero no importante en comparación con otras responsabilidades que enfrentas como gerente.
Finalmente, un miembro del personal sugiere que renueves la decoración del restaurante. Si bien la apariencia del local influye en la experiencia del cliente, esta tarea no es urgente ni importante en comparación con otras prioridades más apremiantes, como el control de calidad de la comida y la atención al cliente. Estos ejemplos ilustran cómo, en la gestión de un restaurante, es esencial clasificar y priorizar las tareas según su urgencia e importancia para garantizar la eficiencia del negocio y la satisfacción del cliente.
Conclusión
Es esencial para mejorar nuestra productividad aprender a diferenciar entre lo urgente y lo importante. Muchas veces nos enfocamos en las tareas urgentes y olvidamos las tareas importantes que tienen un impacto significativo en nuestras metas a largo plazo. Utilizando técnicas como la matriz de Eisenhower o haciéndonos preguntas para identificar la urgencia e importancia de cada tarea, podremos priorizar adecuadamente y enfocarnos en aquello que realmente importa. La práctica es clave para poder hacerlo de manera efectiva, y con el tiempo, podremos mejorar nuestra productividad y alcanzar nuestros objetivos.